Arhiva

Atribuţii principale:
• întocmește și ține la zi registrul general de intrare- ieșire al instituției;
• înregistrează corespondența primită prin fax, e-mail sau poștă și o înaintează către primar în vederea repartizării către compartimentele de specialitate și le predă salariaților pe bază de semnătură sau/și în format electronic prin intermediul programului de registratură electronică;
• expediază corespondența prin poștă, întocmește borderoul de predare primire și ține evidența confirmărilor de primire înapoiate;
• redactează lucrări de secretariat ale Consiliului local al Comunei Şamşud, Primar, Primărie;
• efectuează copii ale documentelor cu aparatul xerox;
• asigură preluarea apelurilor telefonice, a notelor telefonice și transmiterea întocmai a mesajelor recepționate;
• întocmește nomenclatorul arhivistic;
• răspunde de inventarierea, păstrarea şi evidenţa documentelor arhivate;
• verifică şi preia de la compartimente, pe baza de inventare, dosarele constituite;
• întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă, aflate în depozit; asigură evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenţă curentă;
• cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legislaţia în vigoare;
• pune la dispoziţie, pe bază de semnatură şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după restituire, acestea vor fi reintegrate la fond;
• organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale; menţine ordinea şi asigură curaţenia în depozitul de arhivă; solicită conducerii instituţiei dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace PSI, s.a.), informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
• pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Nationale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;
• pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, vederea predării la Arhivele Nationale, conform prevederilor Legii Arhivelor Nationale;
• la preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe ele se aduc la cunoştinţa compartimentului creator, care efectuează corecturile ce se impun;
• ţine evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă în registrul de evidenţă curentă;
• ordonează documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului şi le inventariază;
• analizează şi stabileşte valorea practică sau istorică a fiecărei unităţi arhivistice în parte, alături de ceilalţi membrii ai Comisiei de selecţionare a documentelor aparţinând compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al primarului comunei Şamşud

Biblioteca

Activități și operațiuni specifice care se desfășoară la nivelul compartimentului sunt următoarele:
• Achiziţionează pentru completarea colecţiilor bibliotecii cu lucrări din producţia editorială curentă şi retrospectivă, prin achiziţii, donaţii, transfer, abonamente, sponsorizări şi alte surse;
• Prelucrează colecţiile bibliotecii şi le organizează pe destinaţii: împrumut la domiciliu, sala de lectură, de referinţă, şi care fac parte din patrimoniul cultural naţional, dacă este cazul;
• organizează şi menţine actualitatea informaţională a cataloagelor bibliotecii: sistematic, alfabetic şi după caz, a celor tematice, de scriitori, de personalităţi locale, etc.
• întocmeşte periodic evidenţa globală şi individuală a publicaţiilor, prin completarea registrului de mişcare a fondului şi a registrului inventar şi statistica oficială anuală;
• realizează evidenţa zilnică a cititorilor, cărţilor difuzate şi a altor activităţi pe formulare tipizate;
• elaborează bibliografii tematice sau liste bibliografice la cerere sau din proprie iniţiativă pentru sprijinirea procesului de învăţământ, cercetare şi producţie;
• ia măsuri pentru integritatea fondului de publicaţii şi recuperarea valorică a lucrărilor distruse sau nerestituite de cititori;
• întocmeşte programe anuale de activitate care se aprobă de consiliul local şi se avizează de biblioteca judeţeană;
• răspunde de buna funcţionare a bibliotecii şi administrarea fondului de publicaţii, de realizarea obiectivelor înscrise în programele de activitate;
• participă la formele organizate în plan judeţean şi naţional de perfecţionare profesională şi de instruire;
• reprezintă biblioteca numai în limitele stabilite prin fişa postului, respectiv în relaţiile oficiale profesionale cu instituţii şi alte autorităţi publice, cu asociaţia profesională a bibliotecarilor cu alte orgabizaţii, cu cititorii şi cu alte persoane fizice şi juridice interesate în dezvoltarea serviciilor de lectură, studiu, informare, documentare, în dezvoltarea şi valorificarea colecţiilor bibliotecii;
• semnează şi după caz, ştampilează documentele oficiale pe care le întocmeşte în numele bibliotecii, în relaţiile cu cititorii şi cu alte instituţii;
• îndeplinește orice alte atribuții stabilite de către primar verbal, prin e-mail sau dispoziție.